Siapa Pengendali Dokumen ?

Pengendali dokumen (Document Controller) dalam Sistem Manahemen Mutu ISO 9001:2015 adalah orang atau tim yang ditunjuk untuk mengurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen. Tugas pengendali dokumen pada dasarnya membantu wakil manajemen (management representative) dalam menerapkan persyaratan ISO 9001:2015 klausul 7.5 tentang pengendalian informasi terdokumentasi.

Dalam Standar ISO 9001:2015 sebenarnya tidak diwajibkan adanya Pengendali Dokumen, namun kami selaku Konsultan ISO biasanya akan tetap merekomendasikan kepada klien agar tetap ditunjuk seorang Pengendali Dokumen, hal ini bertujuan agar memudahkan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Apabila suatu organisasi memiliki keterbatasan personel maka kami Konsultan ISO menyarankan agar Pengendali Dokumen dapat dirangkap oleh Management Representative.

Pada penerapannya di lapangan, pengendali dokumen bisa menerapkan sistem sentralisasi dimana seluruh dokumen baik formulir maupun rekaman mutu disimpan terpusat pada satu lokasi dan dikendalikan oleh pengendali dokumen atau bisa juga desentralisasi dimana pengendali dokumen hanya mengurusi masalah penerbitan, pembaruan, dan pendistribusian dokumen dan formulir sedangkan rekaman mutunya disimpan oleh bagian terkait. Misalnya, Purchase Order disimpan oleh bagian purchasing dan Inquiry disimpan oleh bagian marketing. Tidak ada keharusan dalam ISO 9001:2015 untuk menerapkan sentralisasi maupun desentralisasi. Semua dikembalikan ke kebutuhan organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan pengendali dokumen:

• Membantu management representative dalam menjalankan prosedur pengendalian informasi terdokumentasi;
• Memasukkan data dokumen ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to date;
• Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan;
• Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkordinasi dengan management representative;
• Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang berkepentingan;
• Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah untuk ditelusuri;
• Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa.

Tugas dan tanggung jawab tersebut sebetulnya sudah dinyatakan secara jelas dalam standar ISO 9001:2015 klausul 7.5.2 sebagai berikut:

Ketika membuat dan memperbarui informasi terdokumentasi, organisasi harus dapat memastikan :

a. Judul dokumen, tanggal pembuatan dokumen, nama pembuat dokumen, dan nomor identifikasi dokumen telah sesuai;

b. Bahasa yang digunakan, versi dari software yang digunakan, dan media yang digunakan (apakah soft copy atau hard copy) telah sesuai;

c. Pemeriksaan dan persetujuan pada dokumen ditetapkan;

Dan pada klausul 7.5.3.1 disebutkan bahwa:

Informasi terdokumentasi yang digunakan untuk keperluan sistem manajemen mutu harus dikendalikan dan organisasi harus:

a. Memastikan tersedia dan sesuai, dan dapat diakses kapan dan dimana saja jika diperlukan;

b. Memastikan terlindungi dari kehilangan kerahasiaan;

Kemudian pada klausul 7.5.3.2 disebutkan bahwa:

Organisasi harus mengendalikan informasi terdokumentasi dengan melakukan kegiatan pengendalian:

a. Distribusi dokumen, akses dokumen, pengambilan dan penggunaan dokumen

b. Penyimpanan dan penjagaan dokumen

c. Perubahan dan status revisi dokumen

d. Menentukan masa simpan dan pemusnahan dokumen

Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan.

Kualifikasi Pengendali Dokumen

Dalam Standar ISO 9001:2015 tidak ada persyaratan secara detail mengenai kompetensi yang harus dimiliki oleh seoarang pengendali dokumen, pengendali dokumen dapat dijabat oleh siapa saja, baik staff, manajer, bahkan Direktur sekalipun. Namun kami Konsultan ISO menyarankan sebaiknya seorang pengendali dokumen harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

• Pengetahuan dalam penggunaan spreadsheet (excel), database, dan word.
• Kemampuan untuk menyimpan catatan dan laporan (filing) dengan jelas dan akurat.
• Kemampuan untuk menginput data data dengan cepat
• Keterampilan komunikasi yang baik

Pengendali Dokumen bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen organisasi. Kegiatan ini harus melibatkan koordinasi dengan berbagai departemen dalam suatu organisasi dan memastikan bahwa dokumen disimpan di lokasi yang tepat dan dapat diakses dengan mudah. Pengendali dokumen harus memastikan bahwa semua departemen dalam organisasi mengikuti prosedur yang sama yang berkaitan dengan dokumen.

Bila Anda memerlukan pelatihan mengenai pengendalian dokumen, Anda dapat menghubungi kami selaku Konsultan ISO untuk memberikan pelatihan di tempat Anda.

Terima Kasih,

Khairul Umam, ST, MBA
Konsultan ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 21001)
Multiple Training & Consulting / PT Mutu Tunas Cipta
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat, DKI Jakarta
Email : konsultan@multiple.co.id
Whatsapp : 081 6888 476 (MUTU ISO)