Cut Hanti, S.Kom
05 Nov 2023 23:2714 Langkah untuk mengembangkan & menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) berbasis ISO 9001:2015
Gambar Ilustrasi 14 Langkah untuk mengembangkan & menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) berbasis ISO 9001:2015
14 Langkah untuk mengembangkan & menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) berbasis ISO 9001:2015
Sebagian kita mungkin sering mendengar ISO 9001 & bertanya-tanya bagaimana caranya agar perusahaan atau organisasi yg dipimpin bisa memperoleh sertifikasi ISO 9001.
Berikut ini 14 langkah yg bisa ditempuh agar organisasi dapat tersertifikasi ISO 9001:2015.
1. Analisis stakeholder serta konteks eksternal & internal organisasi.
Alat manajemen yg bisa digunakan stakeholder analysis, PESTEL, 7S, & Analisis SWOT atau TOWS.
Outputnya: kebutuhan stakeholder, isu Eksternal & internal organisasi.
2. Menentukan lingkup produk/layanan yg akan diterapkan SMM, kebijakan mutu, & sasaran mutu organisasi.
Input dari tahap ini adalah output dari tahap pertama. Dlm ISO 9001, kebijakan itu dipandang sama dengan strategi jika kita membaca literatur manajemen strategi. Kebijakan harus menjadi rerangka sasaran mutu. Alat manajemen yg bisa digunakan seperti KPI, Balance Scorecard atau alat manajemen strategi berbasis PMS lainnya.
Outputnya: Lingkup SMM, Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu.
3. Identifikasi dan penetapan proses bisnis yg diperlukan untuk menjalankan SMM.
ISO TC 176 mengelompokkan proses bisnis menjadi 4 kelompok: proses bisnis manajemen, proses bisnis manajemen sumber daya, proses bisnis realisasi produk, & proses bisnis pengukuran, analisis, & peningkatan. Alat manajemen yg bisa digunakan Business Process Mapping.
Outputnya: Peta Proses Bisnis SMM
4. Mendefinisikan proses bisnis SMM.
Definisi proses bisnis SMMS yaitu input, output, pemilik proses dan ukuran kinerja (efektifitas/baku mutu) setiap proses bisnis. Alat manajemen yg bisa digunakan antara lain SIPOC, KPI, Cp dan alat ukur proses lainnya.
Outputnya: profil proses dari setiap proses bisnis
5. Mengidentifikasi keperluan sistem pengendalian proses dari setiap proses bisnis.
Dalam hal ini, sistem yg diperlukan untuk memastikan ukuran kinerja proses bisnis tercapai. Sistem tersebut dapat berupa SOP, Instruksi Kerja, Standar Produk/Pelayanan, QC Plan, dll atau sekedar formulir kerja.
Outputnya: Daftar kebutuhan sistem pengendalian proses atau bisa dimasukkan ke dalam bagian profil proses.
6. Menyusun sistem pengendalian proses yg telah teridentifikasi pada tahap sebelumnya.
Untuk mempermudah, pada tahap ini, sebaiknya organisasi telah menetapkan standar format dokumen yg akan digunakan untuk menjabarkan sistem tersebut. Dalam menyusun sistem, organisasi perlu memperhatikan regulasi yg ada, kapabilitas internal yg dimilikinya, persyaratan ISO 9001 maupun praktek2 yg dilakukan saat ini dan praktek2 terbaik yg mungkin diterapkan. Alat manajemen yg bisa digunakan adalah Gap analysis & Business Process Improvement (BPI).
Outputnya: Sistem pengendalian proses terdokumentasi (SOP, IK, QC Plan, Standar produk/pelayanan dll).
7. Menyusun dokumen Job Desc & Standar kompetensi personel organisasi.
Berdasarkan sistem-sistem yg telah tersusun, dapat diidentifikasi jabatan & tugas & wewenang dari setiap personel beserta standar kompetensi yg diperlukan untuk menjalankan tugas-tugas tersebut.
Outputnya: Job Description & standar kompetensi
8. Menyusun Panduan Mutu/Manual Mutu.
Dokumen ini merupakan ringkasan garis-garis besar kebijakan & gambaran SMM Organisasi. Di dalamnya berisi output tahap 1 hingga 5 serta hal-hal lain yg dirasa perlu oleh organisasi.
Outputnya: Panduan/ Manual Mutu
9. Mengesahkan Panduan Mutu, Sistem Pengendalian Proses, Job Desc & Standar Kompetensi serta menyusun Rencana komunikasi.
Rencana komunikasi berisikan poin-poin yg perlu dikomunikasikan agar stakeholder aware terhadap SMM & juga dalam rangka meningkatkan efektifitas SMM.
Outputnya: Dokumen yg disahkan & Rencana komunikasi
10. Menjalankan Rencana komunikasi & sistem yg telah disahkan.
Menyimpan rekaman yg diperlukan sesuai sistem pengendalian proses & sistem pengendalian rekaman.
Outputnya: Output & rekaman dari setiap proses bisnis.
11. Melakukan analisis risiko & menyusun rencana mitigasi risiko.
Tahap ini dijalankan setelah sistem dibuat untuk menghindari banyaknya risiko yg harus dimitigasi oleh organisasi. Alat manajemen yg bisa digunakan antara lain FMEA, HIRAC, HACCP, dan alat analisis risiko lainnya.
Outputnya: daftar risiko dan rencana mitigasinya.
12. Menjalankan rencana mitigasi risiko.
Outputnya: realisasi rencana mitigasi & rekaman yg diperlukan
13. Menjalankan audit internal.
Audit internal ditujukan untuk memeriksa apakah ukuran kinerja dari setiap proses bisnis tercapai dan sistem dijalankan sesuai rencana. Salah satu pendekatan audit yg disarankan adalah audit berbasis proses.
Outputnya: realisasi audit internal & rekaman yg diperlukan.
14. Melakukan Tinjauan Manajemen.
Ini dilakukan untuk meninjau Sistem Manajemen Mutu secara keseluruhan. Ada 12 aspek yg harus dikaji manajemen organisasi & terdapat dalam klausul 9.3.2 ISO 9001:2015.
Outputnya: realisasi tinjauan manajemen & rekaman yg diperlukan.
Salah satu yg tidak boleh dilakukan oleh manajemen organisasi, langkah nomor 13 & 14 adalah jantung yg bisa memompa timbulnya perbaikan berkelanjutan dari SMM. Oleh karena itu, manajemen organisasi perlu bersungguh2 menjalankan keduanya.
Apabila 14 langkah ini telah dijalankan,organisasi berarti telah menjalankan satu siklus penerapan ISO 9001:2015 & siap disertifikasi oleh badan sertifikasi ISO 9001.
Salam semangat,
Sikie Sumaedi
Multiple Training & Consulting
About the author
Cut Hanti, S.Kom adalah seorang konsultan bisnis berpengalaman yang berdedikasi untuk membantu perusahaan mencapai kesuksesan dan pertumbuhan yang berkelanjutan. Dengan pengetahuan mendalam tentang strategi bisnis dan pasar yang luas, Christina membantu kliennya mengidentifikasi peluang baru, menghadapi tantangan, dan mengoptimalkan kinerja bisnis mereka.
Sebagai seorang konsultan di Lspkonstruksi.com, Cut Hanti, S.Kom telah bekerja dengan berbagai perusahaan dari berbagai industri. Ia memiliki latar belakang yang kuat dalam analisis data dan pemahaman yang mendalam tentang tren pasar, yang memungkinkannya memberikan wawasan berharga kepada klien-kliennya.
Cut Hanti juga dikenal karena pendekatannya yang kolaboratif dan kemampuannya untuk berkomunikasi dengan baik dengan berbagai pihak. Ia percaya bahwa kerjasama tim yang efektif adalah kunci untuk mengatasi tantangan bisnis dan mencapai hasil yang optimal.
Selain menjadi konsultan bisnis yang sukses, Cut Hanti juga aktif dalam berbagi pengetahuannya melalui menulis artikel untuk Lspkonstruksi.com. Artikel-artikelnya yang informatif dan berbobot telah membantu banyak pembaca untuk memahami lebih dalam tentang strategi bisnis, pengadaan tender, dan perencanaan bisnis.
Cut Hanti, S.Kom selalu bersemangat dalam mencari solusi inovatif untuk tantangan bisnis yang kompleks, dan dia terus berkomitmen untuk memberikan nilai tambah kepada setiap klien yang dia layani.
Lspkonstruksi.com menyelenggarakan pelatihan dan sertifikasi BNSP
Apakah Anda ingin meningkatkan keterampilan kerja sekaligus mendapatkan pengakuan resmi dari negara? Lspkonstruksi.com siap membantu Anda melalui pelatihan dan sertifikasi BNSP yang dirancang khusus untuk perorangan maupun perusahaan/instansi. Sertifikasi ini memberikan Anda keunggulan kompetitif di pasar kerja, meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan di mata pemberi kerja, serta memastikan Anda memenuhi standar kompetensi nasional yang diakui oleh Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).
Related articles
Konsultasikan perencanaan tender dengan kami, supaya dapat mengikuti jadwal tender pemerintah/swasta dengan baik
Pilih Sub bidang pekerjaan yang akan diambil, misalnya:
- Konsultan atau Kontraktor
- Spesialis atau Umum
- Kecil, Besar atau Menengah
- Semua cara melengkapi persyaratan perizinan Dasar hingga Izin Operasional ada di lspkonstruksi.com
- Saatnya anda lengkapi semua persyaratan IZIN DASAR & IZIN OPERASIONAL perusahaan anda mulai dari AKTA pendirian/perubahan, NIB (penetapan KBLI yang tepat) hingga Izin Operasional di semua sektor yang anda jalankan.
Kami Melayanani Penerbitan Ijin Badan Usaha
SBUJK Jasa Konstruksi
Tingkatkan kredibilitas dan peluang bisnis Anda di sektor konstruksi dengan Sertifikat Badan Usaha Jasa Konstruksi (SBUJK). Sertifikat ini membuktikan bahwa perusahaan Anda memenuhi standar kompetensi dan kualitas yang ditetapkan oleh pemerintah, memastikan kelayakan dalam menjalankan proyek konstruksi. Dengan SBUJK, Anda dapat mengikuti tender proyek pemerintah dan swasta, memperluas jaringan bisnis, serta meningkatkan kepercayaan klien dan mitra.
Pelajari Lebih LanjutSBUJPTL
Raih pengakuan resmi dalam bidang jasa penunjang tenaga listrik dengan Sertifikat Badan Usaha Jasa Penunjang Tenaga Listrik (SBUJPTL). Sertifikat ini menunjukkan bahwa perusahaan Anda memiliki kapasitas dan kompetensi untuk menyediakan layanan berkualitas tinggi di sektor tenaga listrik. Dengan SBUJPTL, Anda dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan, memperluas peluang usaha, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi industri.
Pelajari Lebih LanjutSKK Konstruksi
Tingkatkan profesionalisme dan keahlian Anda di sektor konstruksi dengan Sertifikat Kompetensi Kerja (SKK) Konstruksi. Sertifikat ini diakui secara nasional dan membuktikan bahwa Anda memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas konstruksi dengan efektif. Dengan SKK Konstruksi, Anda dapat meningkatkan peluang karir, memperoleh kepercayaan dari pemberi kerja, dan memenuhi standar industri.
Pelajari Lebih LanjutBantuan CSMS Migas/Pertamina/PLN
Pastikan kepatuhan terhadap standar keselamatan dengan Contractor Safety Management System (CSMS). Sistem ini dirancang untuk mengelola dan mengawasi kinerja keselamatan kontraktor, memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan keselamatan yang ditetapkan oleh perusahaan Anda. Dengan CSMS, Anda dapat mengurangi risiko kecelakaan, meningkatkan keamanan di tempat kerja, dan membangun budaya keselamatan yang kuat.
Pelajari Lebih LanjutSertifikat ISO 9001
Tingkatkan keunggulan operasional dan kepuasan pelanggan dengan Sertifikat ISO 9001, standar internasional untuk sistem manajemen mutu. Dengan sertifikasi ini, perusahaan Anda akan diakui memiliki proses yang efisien, konsisten, dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Sertifikat ISO 9001 tidak hanya meningkatkan reputasi perusahaan di mata klien dan mitra bisnis, tetapi juga membantu mengidentifikasi dan mengatasi risiko dengan lebih efektif, memastikan kualitas produk dan layanan Anda selalu optimal.
Pelajari Lebih LanjutSertifikat ISO 14001
Jadikan perusahaan Anda pelopor dalam pengelolaan lingkungan dengan memperoleh Sertifikat ISO 14001. Standar ini menunjukkan komitmen Anda terhadap praktik ramah lingkungan dan keberlanjutan, mengurangi dampak negatif operasi bisnis terhadap lingkungan. Dengan sertifikasi ISO 14001, Anda tidak hanya mematuhi peraturan lingkungan yang berlaku, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dan menghemat biaya melalui penggunaan sumber daya yang lebih baik dan pengurangan limbah. Raih kepercayaan dan loyalitas dari konsumen yang semakin peduli terhadap lingkungan dengan sertifikat ini.
Pelajari Lebih LanjutSertifikat ISO 27001
Lindungi aset informasi berharga perusahaan Anda dengan Sertifikat ISO 27001, standar internasional untuk sistem manajemen keamanan informasi. Sertifikasi ini membantu Anda menetapkan, menerapkan, memelihara, dan terus meningkatkan sistem keamanan informasi, memastikan bahwa data perusahaan dan klien tetap aman dari ancaman dan kebocoran. Dengan ISO 27001, Anda tidak hanya memenuhi persyaratan hukum dan regulasi, tetapi juga membangun kepercayaan dan kredibilitas di mata pelanggan dan mitra bisnis, membuktikan bahwa Anda serius dalam menjaga keamanan data.
Pelajari Lebih LanjutSertifikat ISO 37001
Perangi praktik suap dan korupsi dengan Sertifikat ISO 37001, standar internasional untuk sistem manajemen anti-penyuapan. Dengan memperoleh sertifikasi ini, perusahaan Anda menunjukkan komitmen terhadap etika bisnis dan integritas, serta kepatuhan terhadap hukum anti-suap. Sertifikat ISO 37001 membantu Anda mengidentifikasi risiko penyuapan, menerapkan kebijakan dan kontrol yang efektif, dan membangun budaya transparansi. Meningkatkan kepercayaan dari pemangku kepentingan dan memperkuat reputasi perusahaan sebagai organisasi yang bersih dan dapat dipercaya.
Pelajari Lebih LanjutSertifikat ISO 45001
Prioritaskan kesehatan dan keselamatan kerja dengan Sertifikat ISO 45001, standar internasional untuk sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (K3). Dengan sertifikasi ini, Anda menunjukkan komitmen untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi karyawan, mengurangi risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja. Sertifikat ISO 45001 membantu Anda mematuhi regulasi K3 yang berlaku, meningkatkan moral dan produktivitas karyawan, serta mengurangi biaya yang terkait dengan insiden kerja. Jadilah perusahaan yang peduli terhadap kesejahteraan karyawan dengan ISO 45001.
Pelajari Lebih LanjutBagaimana cara kami membantu Perusahaan Anda?
-
01. Business Goal
Ceritakan kepada kami, goal bisnis Anda.
- Mau ambil kualifikasi kontraktor atau konsultan
- Kapan akan mengikuti tender
- Tender apa yang akan diikuti
-
02. Review kebutuhan teknis
- Data penjualan tahunan;
- Data kemampuan keuangan/nilai aset;
- Data ketersediaan Tenaga Kerja Konstruksi
- Data kemampuan dalam menyediakan Peralatan konstruksi;
- Data penerapan sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001;
- Data keanggotaan asosiasi BUJK yang terdaftar di LPJK.
-
03. Tenaga Ahli & Peralatan
Apakah sudah memiliki tenaga ahli dan peralatan pendukung konstruksi
Kami dapat membantu proses SKK - Sertifikat Kompetensi Kerja Konstruksi dan pemenuhan Peralatan
Termasuk Ijin Operator (SIO) dan Ijin Alatnya (SIA)
-
04. Proses SBU
SBU Jasa Konstruksi ini dikeluarkan oleh LSBU atau Lembaga Sertifikat Badan Usaha yang di Akreditasi oleh LPJK PUPR
- BUJK Nasional
- BUJK PMA
- BUJK Asing
