Gambar Ilustrasi ISO 9001: Kepetingan & Persyaratan dari Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu

Baca Juga: IUJPTL: Legalitas Usaha Penunjang Listrik dalam Tender

1. Pentingnya Melakukan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 Bagi Perusahaan

Sebuah perusahaan yang melakukan sertifikasi ISO 9001 akan memperoleh keuntungan bagi perusahaan maupun kepuasan pelanggan, diantaranya termasuk :

1. Setiap perusahaan atau organisasi yang telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 berbeda dengan perusahaan atau organisasi yang belum menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 dalam hal kualitas produk, proses dan layanan yang diberikan.
2. Dapat meningkatkan efisiensi tingkat organisasi atau perusahaan di tingkat operasional.
3. ISO 9001 merupakan standar internasional dan standar yang paling banyak digunakan oleh banyak organisasi/perusahaan.
4. Bagi organisasi yang telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001, dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan, juga memotivasi karyawan, dan menciptakan budaya perbaikan terus-menerus.
5. Bagi organisasi yang telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001, hal ini dapat meningkatkan citra perusahaan dan berdaya saing.
6. Untuk organisasi yang telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001, mereka dapat meningkatkan jaminan kualitas produk dan proses.
7. Bagi organisasi yang telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001, dapat memenuhi kebutuhan pasar.
8. Bagi organisasi yang telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001, dapat meningkatkan peluang untuk memasuki pasar global.
9. Kinerja ditinjau secara berkala dan difokuskan pada pencapaian tujuan.
10. Jika ada pergantian karyawan, prosesnya bisa dilanjutkan
11. Produktivitas yang tidak memenuhi standar kualitas dapat diminimalisir dan tingkat kesalahan dapat dihindari.

Baca Juga: SBU JPTL: Prosedur dan Manfaatnya dalam Tender

2. Lankgah-Langkah Untuk Mendapatkan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001?

Terdapat 5 Langkah untuk mndapatkan sertifikasi ISO 9001: Persiapan- Dokumentasi- Implementasi-Audit Internal-Sertifikasi

Langkah Persiapan

1. Tentukan Apa yang Ingin Anda Peroleh dari sistem manajemen mutu ISO 9001
2. Tentukan Ruang Lingkupnya
3. Tentukan Pendekatan Penerapan Mana yang Terbaik
4. Tetapkan Orang-Orang Yang Bertanggung Jawab Untuk Proyek Sertifikasi Ini
5. Dapatkan Pelatihan Mengenai sistem manajemen mutu ISO 9001
6. Dapatkan Dukungan Eksekutif dan Timbulkan Ketertarikan Karyawan
7. Rencanakan Proyek Anda

Langkah Dokumentasi

Secara garis besar, dokumen yang dibutuhkan diantaranya:

• Kebijakan Mutu
• Sasaran Mutu
• Pernyataan Ruang Lingkup
• Prosedur
• Instruksi Kerja Formulir

Langkah Implementasi

• Tinjau Prosedur Kerja
• Perbaikan Prosedur Kerja
• Menjalankan Instruksi Kerja
• Simpan Catatan Bukti-bukti
• Pengarsipan

Langkah Audit Internal

Audit internal adalah inspeksi mandiri untuk memeriksa apakah sistem ISO 9001 Anda diterapkan secara efektif. Audit internal dilakukan oleh karyawan yang telah menjalani pelatihan auditor, meskipun Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk melakukan outsourcing. Selama audit, proses kerja diamati, manajemen dan staf diwawancarai, dan catatan diperiksa. Tujuannya adalah untuk memverifikasi kepatuhan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, serta prosedur dan instruksi kerja. Audit adalah alat untuk latihan dan perbaikan.

Langkah Sertifikasi

Perusahaan Anda akan mendapatkan sertifikasi ISO 9001 setelah lulus audit lengkap yang dilakukan oleh auditor pihak ketiga yang independen. Audit sertifikasi ini dapat dilakukan di tempat atau dari jarak jauh. Anda dapat menjadwalkannya setelah audit internal lengkap dan setelah mengumpulkan sekitar 1-2 bulan catatan ISO.

1. Memilih Registrar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 Anda
   1. Yaitu, entitas independen yang mengirimkan auditor dan menerbitkan sertifikat 9001 Anda. Registrar yang memiliki reputasi baik harus diakreditasi secara resmi oleh badan akreditasi nasional.
2. Menjalankan proses audit sertifikasi ISO 9001
3. Menuai Manfaat Pemasaran
4. Mempertahakan Sertifikasi

Baca Juga: Implementasi SMK3 KEMNAKER RI dalam Proyek Konstruksi

3. Memilih Badan Sertifikasi Untuk ISO 9001

Sebelum Anda mendaftarkan perusaan untuk sertifikasi, ada baiknya Anda memilih berdasarkan hal berikut :

1. Pilih Badan sertifikasi yang mempunyai akreditasi KAN (Komisi Akreditasi Nasional) yang masih berlaku. Badan Sertifikasi yang diakreditasi komite akreditasi negara lain tidak masalah, selama komite akreditasi tersebut telah sudah bekerjama dalam International Acreditation Forum (IAF)
2. Nomer Sertifikat yang dikeluarkan teregister secara online.
3. Mempunyai sumber daya yang jelas dan berpengalaman.
4. Biaya yang diminta transparan dan kompetitif
5. Periode waktu Assessment Jelas.

Baca Juga: SBU LPJK: Panduan Lengkap untuk Sertifikasi Perusahaan

4. Daftar Dokumen Yang Dibutuhkan Untuk Persyaratan ISO 9001

Persyaratan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 :

ISO 9001:2015 pada klausul 4.4  mewajibkan perusahaan memelihara informasi terdokumentasi (maintain documented information) dan menyimpan informasi terdokumentasi (retain documented information) untuk mendukung operasional proses.

1. Dokumen Wajib

1. Rekaman Wajib

1. Dokumen Non Wajib

Baca Juga: Prosedur Mendapatkan SKK Konstruksi: Panduan Lengkap

5. Berapa Lama Proses Untuk Mendapatkan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu?

Dengan persiapan yang tepat dan pemahaman yang baik tentang apa yang diperlukan untuk sertifikasi ISO 9001, sebagian besar organisasi diestimasi dapat mencapai sertifikasi dalam waktu 3 hingga 6 bulan tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan.

Baca Juga: ISO 45001: Meningkatkan Keselamatan dan Kesehatan Kerja

6. Berapa Lama Masa Berlaku Sertifikat ISO 9001?

Masa berlaku sertifikat sistem manajemen mutu adalah 3 tahun. Namun, sertifikasi perlu dipertahankan. Untuk memverifikasi penerapan berkelanjutan dan peningkatan berkelanjutan dari sistem manajemen mutu ISO Anda, badan sertifikasi Anda akan melakukan audit pengawasan berkala, biasanya sekali atau dua kali setahun.

Baca Juga: Keunggulan ISO 14001 untuk Manajemen Lingkungan dalam Proyek

7. Biaya Sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

Biaya yang perlu dikeluarkan untuk sertifikasi bergantung pada jumlah karyawan dan berapa lokasi yang akan disertifikasi. Komponen biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk sertifikat ISO 9001, diantaranya untuk:

• Biaya Konsultasi ISO dan Training ISO 9001
• Biaya Badan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu
• Biaya Transportasi dan Akomodasi konsultan ISO dan badan sertifikasi

Baca Juga: Manfaat ISO 9001 dalam Mengelola Mutu Proyek Tender

8. Menerapkan ISO 9001 Dengan Pendekatan Konsultan ISO vs Mandiri

Cara apa yang Anda ambil untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 bergantung pada situasi Anda. Oleh karena itu, untuk membantu Anda memutuskan pendekatan mana yang terbaik, berikut panduan singkat untuk pilihan Anda:

Sewa konsultan ISO jika:

1. Waktu adalah perhatian utama Anda. Mempekerjakan seorang konsultan ISO akan membantu Anda mencapai kesuksesan dalam jangka waktu yang singkat.
2. Anda tidak memiliki orang yang dapat mengalokasikan waktu untuk mengimplementasikan proyek ini. Seorang konsultan ISO bisa bertindak sesuai dengan kebutuhan Anda tersebut di lapangan.
3. Biaya bukanlah perhatian utama Anda.
4. Anda yakin akan mendapatkan konsultan ISO tingkat atas, karena ini adalah cara terbaik untuk memastikan mereka membawa nilai tambah yang menguntungkan.

Lakukan sendiri jika:

1. Anda memiliki cukup waktu untuk dialokasikan ke dalam proyek ini.
2. Anda ingin memotong biaya implementasi.
3. Anda memiliki waktu luang, tetapi tidak ingin rutinitas harian setiap orang terpengaruh secara berlebihan.
4. Anda ingin pengetahuan tentang penerapan ISO 9001 dipertahankan di rumah.