Organisasi manapun baik berupa barang atau jasa pasti pernah dan akan mengalami ketidaksesuaian proses. Ketidaksesuaian ini mencakup hal-hal yang ditetapkan oleh organisasi, pelanggan, supplier dan pemerintah. Contoh ketidaksesuaian itu meliputi prosedur yang tidak diikuti (persyaratan organisasi), produk yang salah dikirimkan ke pelanggan baik karena masalah waktu (delivery), kualitas (quality), maupun jumlah (persyaratan pelanggan), atau pemerintah menetapkan kewajiban menerapkan kesehatan dan keselamatan kerja (K3) pada organisasi anda namun organisasi anda tidak memiliki program K3 (persyaratan peraturan), dan ketidaksesuaian lainnya.

Bila ketidaksesuaian terjadi, Anda harus berusaha untuk melakukan tindakan perbaikan dengan mengendalikan dan mengoreksi dan menangani konsekuensinya. Anda kemudian perlu menentukan mengapa ketidaksesuaian itu terjadi (Identifikasi akar penyebabnya). Ini tidak selalu sejelas yang Anda pikirkan. Gunakan analisis akar masalah (root cause analysis) untuk menentukan akar penyebab sebenarnya, untuk mencegah ketidaksesuaian Anda mungkin terulang kembali.

Setelah akar penyebab diketahui, Anda kemudian dapat menentukan apakah Anda perlu melakukan tindakan lebih lanjut untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian. Jika Anda memutuskan untuk mengambil tindakan korektif melawan penyebabnya, pastikan untuk meninjau keefektifan tindakan korektif Anda. Jika tidak efektif, akar penyebab yang awalnya diidentifikasi mungkin tidak akurat sehingga Anda perlu mereview kembali akar masalahnya.

ISO 9001:2015 menuntut semua ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan harus didokumentasikan. Cara paling mudahnya adalah dengan membuat form permintaan tindakan perbaikan dan ketidaksesuaian yang formatnya bisa disesuaikan kebutuhan organisasi Anda. Hal terpenting, form tersebut mencakup uraian masalah, analisis akar masalah, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan serta analisis efektifitas tindakan yang telah diambil. Ini penting untuk mencegah terulangnya kesalahan yang sama di masa mandatang. Karena siklus rencanakan lakukan periksa perbaiki (plan do check Action) harus menjadi ruh organisasi anda.

Demikian tips ringkas soal penanganan ketidaksesuaian menurut ISO 9001:2015. Butuh bantuan dalam menyusun prosedur dan form permintaan tindakan perbaikan dan ketidaksesuaian? Hubungi Multiple Training & Consulting, , sekarang juga.

Khairul Umam, ST, MBA

CEO Multiple Training & Consulting