Prosedur untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Nafa Dwi Arini
05 Nov 2023 23:27

Prosedur untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Prosedur untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Gambar Ilustrasi Prosedur untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Menerapkan ISO 9001 Berarti Membuat Banyak Prosedur Kerja ?

Saat organisasi menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001, bagi banyak pihak, berarti harus membuat banyak prosedur kerja. Anggapan ini tidak dapat dikatakan keliru. Mengapa?

Pertama, dalam dunia ilmu manajemen, ada konsep yg cukup diakui bernama pendekatan kontijensi, artinya tidak ada satupun pendekatan tunggal untuk segala macam situasi manajemen. Boleh jadi, memang untuk organisasi2 tertentu perlu banyak membuat prosedur kerja & itu lebih efektif.

Kedua, dan mungkin ini yg banyak terjadi, saat audit sertifikasi ISO 9001, kita bisa temukan auditor lembaga sertifikasi meminta prosedur kerja. Permintaan auditor ini ditafsirkan sebagai sebuah kewajiban. Lalu, sebetulnya apa saja prosedur kerja yg perlu dibuat untuk menerapkan ISO 9001:2015?

Istilah Baru Dalam ISO 9001:2015 : Informasi Terdokumentasi

Standar ISO 9001:2015 memang agak unik dari sisi persoalan perproseduran ini.

Pertama, berbeda dengan versi sebelumnya, ia tidak lagi menggunakan istilah dokumen & rekaman tetapi informasi terdokumentasi. ISO TC 176, komite kerja ISO yg membidangi standar ini, menyebut salah satu alasan perubahan istilah itu untuk menekankan soal fleksibilitas dokumentasi & menekankan kembali bahwa SMM ISO 9001 bukan sistem untuk mendokumentasikan.

Kedua, standar ini sama sekali tidak mewajibkan satupun prosedur yg harus dibuat oleh organisasi. Bahkan, jika kita menggunakan terminologi dokumen, standar ini hanya mewajibkan tiga dokumen, yaitu ruang lingkup penerapan ISO 9001, kebijakan mutu & sasaran mutu. Padahal di versi 2008, ISO 9001 masih mewajibkan adanya Manual Mutu & 6 Prosedur wajib (pengendalian dokumen, rekaman, produk tidak sesuai, audit internal, tindakan perbaikan, & tindakan pencegahan) selain kebijakan & sasaran mutu.

Dari karakteristik di atas, artinya, organisasi yg menerapkan ISO 9001:2015 punya keleluasaan apakah ingin membuat prosedur untuk semua proses, sebagian proses, atau sama sekali tidak membuat prosedur. Lalu, mana yg harus dipilih?

Perbedaan Prosedur dan Proses

Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, ada baiknya kita pahami dulu apa beda prosedur dan proses. Jika kita lihat standar ISO 9000:2015, dapat kita sebut proses itu berhubungan dengan kegiatan merubah suatu input menjadi suatu output sedangkan prosedur itu berhubungan dengan metode dalam menjalankan kegiatan tersebut seperti urutannya, caranya, dll.

Membuat prosedur artinya organisasi menstandarisasikan metode dalam menjalankan kegiatan merubah input menjadi output. Ini berarti setiap organisasi pasti memiliki proses tapi belum tentu memiliki prosedur.

Untuk lebih jelasnya, kita ambil contoh proses penerimaan order. Semua organisasi pasti menjalankan proses ini, menerima permintaan lalu mengubahnya menjadi persetujuan terhadap order, dalam bentuk kontrak atau dokumen penjualan lain. Tapi, tidak setiap organisasi menstandarisasikan ya. Misalnya, setiap penerimaan order harus melalui kajian kemampuan dll sebelum disetujui. Tanpa standarisasi atau prosedur tersebut, berarti personel organisasi boleh dengan cara apapun merubah permintaan order menjadi persetujuan order.

Jadi Sebaiknya Perlu Membuat Prosedur atau Tidak ?

Kembali ke pertanyaan awal, lalu sebaiknya apa yg organisasi harus pilih terkait perproseduran ini? Tidak ada jawaban yg pasti. Semua dikembalikan ke konteks masing2 organisasi.

Untuk menentukan pilihan itu, ISO 9001:2015 membimbing organisasi seperti ini.

Pertama, organisasi perlu menetapkan input & output suatu proses.

Kedua, menetapkan kriteria efektifitas dari proses tersebut.

Organisasi bisa menentukan apakah perlu membuat prosedur atau tidak dengan mempelajari apakah proses akan lebih efektif atau tidak dengan prosedur. Jika lebih efektif, membuat prosedur adalah pilihan bijak. Jika sama saja antara ada prosedur dan tidak ada prosedur, organisasi perlu mengkaji bagaimana alih pengetahuan dan integritas dari para personelnya. Jika cukup baik, membuat prosedur hanya menambahi beban kerja saja.

Terimakasih,

Multiple Training & Consulting

About the author
Nafa Dwi Arini Sebagai penulis artikel di lspkonstruksi.com

Nafa Dwi Arini adalah seorang konsultan bisnis berpengalaman yang berdedikasi untuk membantu perusahaan mencapai kesuksesan dan pertumbuhan yang berkelanjutan. Dengan pengetahuan mendalam tentang strategi bisnis dan pasar yang luas, Christina membantu kliennya mengidentifikasi peluang baru, menghadapi tantangan, dan mengoptimalkan kinerja bisnis mereka.

Sebagai seorang konsultan di Lspkonstruksi.com, Nafa Dwi Arini telah bekerja dengan berbagai perusahaan dari berbagai industri. Ia memiliki latar belakang yang kuat dalam analisis data dan pemahaman yang mendalam tentang tren pasar, yang memungkinkannya memberikan wawasan berharga kepada klien-kliennya.

Nafa Dwi Arini juga dikenal karena pendekatannya yang kolaboratif dan kemampuannya untuk berkomunikasi dengan baik dengan berbagai pihak. Ia percaya bahwa kerjasama tim yang efektif adalah kunci untuk mengatasi tantangan bisnis dan mencapai hasil yang optimal.

Selain menjadi konsultan bisnis yang sukses, Nafa Dwi Arini juga aktif dalam berbagi pengetahuannya melalui menulis artikel untuk Lspkonstruksi.com. Artikel-artikelnya yang informatif dan berbobot telah membantu banyak pembaca untuk memahami lebih dalam tentang strategi bisnis, pengadaan tender, dan perencanaan bisnis.

Nafa Dwi Arini selalu bersemangat dalam mencari solusi inovatif untuk tantangan bisnis yang kompleks, dan dia terus berkomitmen untuk memberikan nilai tambah kepada setiap klien yang dia layani.

Lspkonstruksi.com menyelenggarakan pelatihan dan sertifikasi BNSP

Apakah Anda ingin meningkatkan keterampilan kerja sekaligus mendapatkan pengakuan resmi dari negara? Lspkonstruksi.com siap membantu Anda melalui pelatihan dan sertifikasi BNSP yang dirancang khusus untuk perorangan maupun perusahaan/instansi. Sertifikasi ini memberikan Anda keunggulan kompetitif di pasar kerja, meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan di mata pemberi kerja, serta memastikan Anda memenuhi standar kompetensi nasional yang diakui oleh Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).

Related articles

Tersertifikasi BNSP Terdaftar LPJK

Sertifikat Kompetensi Kerja (SKK) Konstruksi

Sertifikat Kompetensi BNSP Khusus Bidang Konstruksi Berstandar Nasional

Dapatkan sertifikat kompetensi konstruksi yang diakui secara nasional dan internasional. Sub Klasifikasi SKK Konstruksi LPJK yang telah terpercaya untuk mengembangkan karir profesional Anda di industri konstruksi Indonesia.

1000+
Tersertifikasi
100%
Legal & Terpercaya
24/7
Free Konsultasi
Mengapa SKK Konstruksi Penting?

Sertifikat Kompetensi Kerja (SKK) Konstruksi merupakan syarat wajib untuk bekerja di proyek konstruksi sesuai regulasi Kementerian PUPR dan LPJK. Tanpa SKK, Anda tidak dapat berpartisipasi dalam tender atau proyek konstruksi pemerintah maupun swasta.

Wajib Untuk Tender
Sertifikasi Resmi

Sertifikat Kompetensi BNSP

Tingkatkan kredibilitas profesional Anda dengan sertifikat kompetensi BNSP yang diakui secara nasional. Investasi terbaik untuk karier yang lebih cemerlang dan peluang yang lebih luas.

500+
Skema Sertifikasi
98%
Tingkat Kepuasan
50K+
Profesional Tersertifikasi
🏆

Diakui Nasional

Sertifikat yang diakui oleh industri dan pemerintah di seluruh Indonesia

📈

Peningkatan Karier

Buka peluang promosi dan gaji yang lebih tinggi dengan kompetensi tersertifikasi

🎯

Standar Profesional

Mengikuti standar kompetensi kerja nasional Indonesia (SKKNI) yang terpercaya